En la actualidad, Gmail es el servicio de correo electrónico gratuito más utilizado en todo el mundo. No obstante, su espacio de almacenamiento es limitado y se comparte con otros servicios online de Google. Por eso, la capacidad que proporciona nunca resulta suficiente y los usuarios constantemente buscan una solución a ese problema.
Hay que tener en cuenta que una cuenta de Google solamente incluye un espacio de almacenamiento de 15 GB de manera gratuita. La cantidad suele bastar para Gmail solo, pero la realidad es que el espacio se comparte también con apps y servicios como Google Drive y Google Fotos. Y, ahora, incluso se utiliza para los backups del mensajero WhatsApp.
Si bien Google ofrece planes de pago con mayor capacidad de almacenamiento, lo cierto es que existen otras formas de obtener más lugar para los correos o archivos sin necesidad de pagar. A continuación, el detalle de las 4 principales.
1. Administrar el espacio con el asistente de Google
El almacenamiento de la cuenta de Google se puede controlar mediante la aplicación Google Drive, lo que puede brindar una mejora notable en el espacio disponible en Gmail.
Para usarla, hay que dirigirse a la dirección drive.google.com. Allí, se debe presionar la opción «Almacenamiento», que se encuentra en la parte inferior de la columna izquierda.
En la pantalla que aparece, hay que buscar y presionar el botón «Libera espacio». A partir de ese momento, el sistema analizará los contenidos de la cuenta de Google y guiará al usuario para eliminar los archivos más grandes.
Además, se puede elegir recuperar espacio de manera selectiva solo en algunos de los servicios de Google. Entre ellos se listan Gmail, Google Drive y Google Fotos. Si presionamos sobre la primera alternativa, veremos que se presentan los correos que incluyen archivos adjuntos de gran tamaño, para que podamos borrarlos y ganar capacidad.
Google Drive advierte sobre falta de espacio en la cuenta y brinda un asistente para liberar capacidad.
2. Borrar emails viejos y revisar la papelera
Una cuenta de correo electrónico de Gmail que ya tiene varios años de antigüedad puede contener una cantidad sorprendente de mensajes que ya no importan ni contienen información útil. Y es probable que una gran parte de ellos integre también archivos adjuntos, lo que acrecienta el problema.
Para borrar los correos viejos también se puede utilizar el buscador avanzado de Gmail, que permite especificar un intervalo de fechas.
Asimismo, no hay que olvidar el vaciar la papelera de Gmail, aunque se borra automáticamente cada 30 días. Asimismo, es clave ver que no haya mucho correo acumulado en la carpeta de spam.
3. Eliminar emails con adjuntos pesados
Gmail posee un buscador que, en sus opciones avanzadas, permite filtrar los correos que tienen archivos adjuntos y también especificar su peso. Se puede experimentar con valores altos, como 10 MB, para detectar fácilmente cuáles son los mensajes que más espacio ocupan en nuestra cuenta.
Siempre se debe tener en cuenta que el tamaño máximo de archivo que admite Gmail es de 25 MB.
El espacio de almacenamiento disponible en Gmail se comparte con otros servicios que brinda Google.
4. Descargar los mails con un cliente de correo electrónico
Los correos electrónicos guardados en la cuenta de Gmail se pueden bajar fácilmente a una computadora de escritorio mediante un cliente de correo. Entre los programas que pueden realizar esta tarea se encuentra Outlook de Microsoft (ya instalado de manera predeterminada en muchas PCs con Windows) y Thunderbird (gratuito y muy recomendado).
Cuando un cliente externo de este tipo accede a la cuenta de Gmail, comienza a bajar primero los correos más antiguos. A medida que son descargados, estos correos se borran automáticamente de Gmail y pasan a la papelera. Luego hay que vaciar la papelera para ganar realmente ese espacio.
Aunque configurar este tipo de clientes de correo no es tan fácil, el esfuerzo, a la larga, vale la pena. Para poder usarlos, hay que ingresar en ellos la dirección de correo de Gmail, el usuario y la contraseña.
Para terminar, en la configuración de Gmail hay que ingresar en el apartado POP/IMAP, habilitar la opción «POP download» y, en otra opción justo por debajo, permitir que los correos sean borrados una vez que se completa su descarga a la computadora.